Tekoälyn käyttöönotto yrityksessä ja miksi suurimmat haasteet eivät liity teknologiaan?

Perjantaiaamun lenkillä mietin havaintoja, joita olen tehnyt viimeisen vuoden aikana yritysten tekoälykoulutuksissa, työpajoissa ja keskusteluissa yrittäjien, asiantuntijoiden ja johtoryhmien kanssa.

Julkisessa keskustelussa tekoälystä puhutaan usein teknologiana. Keskustellaan ohjelmistoista, kielimalleista, agenteista, tietoturvasta ja uusista ominaisuuksista.

Käytännössä suurimmat haasteet eivät kuitenkaan yleensä liity teknologiaan.

Ne liittyvät ihmisiin, toimintatapoihin, osaamiseen, tiedon jakamiseen ja johtamiseen.

Lähes jokaisesta organisaatiosta löytyy muutama tuttu henkilöhahmo, vai tunnistatteko seuraavia?

Epäilijä-Erkki

“Minä kokeilin sitä viime jouluna. Kysyin yhden asian ja sain ihan typerän vastauksen.”

Erkki teki johtopäätöksensä yhden käyttökokemuksen perusteella.

Moni meistä toimii samalla tavalla. Jos ensimmäinen kokemus ei vakuuta, asia jää helposti sivuun.

Ongelma on, että tekoäly kehittyy tällä hetkellä nopeammin kuin ehkä mikään aiempi toimistotyön työkalu. Se, mikä tuntui keskeneräiseltä puoli vuotta sitten, voi tänään ratkaista ongelman muutamassa sekunnissa.

Usein kyse ei ole vastustamisesta. Kyse on siitä, ettei kukaan ole vielä näyttänyt tai kertonut, miten työkalua voisi hyödyntää juuri omassa työssä. Tai testaaminen ja uuden opettelu eivät oman työn ohella onnistu. Kehitystyölle ja uudelle toimintatavalle pitää varata kalenterista aikaa.

Talous-Tepa

“Kyllähän tästä voisi hyötyä olla, mutta meidän talousosaston Tepa osaa nämä jutut paremmin.”

Monessa organisaatiossa tekoälyosaaminen keskittyy muutamalle innostuneelle henkilölle.

He rakentavat agentteja, kehittävät työnkulkuja, kokeilevat uusia palveluita ja löytävät jatkuvasti uusia käyttötapoja. Muut seuraavat sivusta ja pyytävät apua tarvittaessa. Lopputuloksena osaaminen kasautuu yhdelle ihmiselle.

Yrityksen näkökulmasta tämä on riski. Jos osaaminen on yhden henkilön varassa, se ei vielä ole organisaation osaamista.

Hämmentynyt Hanna

“Käyttäkää vaan tekoälyä mahdollisimman paljon. Kokeilukulttuuri on oikein hyvä juttu.”

Tämä kuulostaa kannustavalta viestiltä. Mutta mitä se käytännössä tarkoittaa?

• Mitä työkaluja saa käyttää?
• Mitä tietoa niihin saa syöttää?
• Mitä tavoitteita tavoitellaan?
• Miten onnistumista mitataan?

Ilman yhteisiä pelisääntöjä ihmiset tekevät omia ratkaisujaan. Osa onnistuu hyvin, osa ottaa turhia riskejä ja osa ei uskalla aloittaa lainkaan.

Edelläkävijä-Elli

“Jos työnantaja ei tarjoa työkaluja, opettelen itse.”

Elli hankkii tunnukset omalla sähköpostillaan ja alkaa kehittää omaa työtään. Hän oppii nopeasti. Hän rakentaa omia toimintamallejaan. Hän löytää uusia tapoja tehdä työnsä tehokkaammin.

Tämä on hieno asia.

Samalla yritykselle syntyy haaste. Osaaminen, keskustelut, kehitetyt promptit ja parhaat käytännöt jäävät henkilökohtaisiin palveluihin ja yksittäisen ihmisen haltuun.

Yritys hyötyy osittain, mutta osa arvokkaasta kehitystyöstä jää organisaation ulkopuolelle.

Nörtti-Niilo

“Minä voin kokeilla tätä ensimmäisenä.”

Niilo ottaa käyttöön uudet työkalut ensimmäisten joukossa. Hän rakentaa automaatioita. Testaa uusia erilaisia tekoälykielimalleja ja toimintatapoja.

Ratkoo ongelmia. Monessa työyhteisössä innostujia katsotaan kuitenkin välillä hieman huvittuneesti.

“Taas se kokeilee jotain uutta.”

Jos kehittämistä ei arvosteta tai huomioida, Niilo alkaa helposti rakentaa ratkaisuja vain omaan käyttöönsä ja pitää tiedot itsellään.

Silloin koko organisaatio menettää yhden tärkeimmistä sisäisistä kehittäjistään.

Data-Daami

“Kyllähän minä käyttäisin, mutta ei se löydä mitään.”

Tämä on yksi yleisimmistä käytännön ongelmista. Tekoäly ei pääse käsiksi dokumentteihin, tiedostoihin, asiakastietoihin tai yrityksen sisäisiin prosesseihin.

Silloin käyttäjälle syntyy tunne, ettei tekoäly osaa auttaa. Todellisuudessa ongelma ei ole tekoälyssä. Ongelma on tiedon saavutettavuudessa.

Jos tieto on hajallaan, vanhentunutta tai vaikeasti löydettävissä, ei mikään tekoäly pysty hyödyntämään sitä tehokkaasti.

Siilo-Seppo

“Taas myynti sai kaikki uudet työkalut ensimmäisenä.”

Tämä on ilmiö, johon törmään yllättävän usein. Myynti kehittää omia toimintatapojaan. Markkinointi rakentaa omia ratkaisujaan. Talous kokeilee omia työkalujaan. HR tekee omia kokeilujaan.

Kaikki tekevät hyvää kehitystyötä, mutta opit eivät siirry osastolta toiselle.

Todellisuudessa suurimmat hyödyt syntyvät usein juuri osastojen välisissä rajapinnoissa.

Kun asiakaspalvelun havainnot, myynnin asiakasymmärrys, markkinoinnin sisältöosaaminen ja johdon tavoitteet yhdistyvät, syntyy paljon enemmän arvoa kuin yksittäisten tiimien onnistumisista.

Tekoäly ei saisi olla yhden osaston oma projekti. Sen pitäisi olla koko organisaation yhteinen kehityshanke.

Johto-Juha

“Viime viikolla minulle esiteltiin kolme uutta tekoälyratkaisua. Tällä viikolla niitä on tullut jo viisi lisää.”

Yritysjohdon näkökulmasta tilanne ei ole yhtään sen helpompi. Markkinoille tulee jatkuvasti uusia työkaluja, agentteja, automaatioita ja ohjelmistoja. Jokainen palveluntarjoaja lupaa säästöjä. Jokainen lupaa tehokkuutta. Jokainen lupaa kilpailuetua.

Samaan aikaan johdon pitäisi tehdä päätöksiä investoinneista, tietoturvasta, henkilöstön osaamisesta ja liiketoiminnan kehittämisestä.

Ei siis ole ihme, jos moni johtaja on välillä vähän ymmällään. Haaste ei useimmiten ole haluttomuus kehittää toimintaa. Haaste on tunnistaa, mikä oikeasti tuottaa arvoa juuri omalle yritykselle.

Hiljainen enemmistö

Suurin osa henkilöstöstä ei kuulu innokkaimpiin kokeilijoihin eikä myöskään vastustajiin.

He seuraavat sivusta. He odottavat esimerkkejä. He katsovat, miten muut onnistuvat tai epäonnistuvat. He jatkavat omaa vanhaa tuttua tapaansa tehdä töitään. Kun ensimmäiset konkreettiset hyödyt ovat näkyvissä, he lähtevät kyllä mukaan, jos joku muistaa heitä siitä kannustaa.

Tästä syystä organisaation ensimmäiset onnistumiset ja innostuneet työntekijät ovat usein paljon tärkeämpiä kuin yksittäiset ohjelmistohankinnat.

Kyse on lopulta johtamisesta

Moni yritys lähestyy tekoälyä edelleen teknologiaprojektina, IT-osaston asiana.

• Hankitaan lisenssit.
• Pidetään koulutus.
• Julkaistaan ehkä ohjeistus.
• Sen jälkeen odotetaan tuloksia.

Todellisuudessa tekoälyn hyödyntäminen on paljon enemmän johtamisen, kulttuurin ja osaamisen kehittämisen kysymys, uuden toimintatavan omaksuminen, vanhasta mallista poisoppimista.

• Kannustetaanko kokeilemaan?
• Jaetaanko onnistumisia?
• Rakennetaanko yhteisiä toimintamalleja?
• Saavatko ihmiset aikaa oppia ja kokeilla?
• Ymmärretäänkö, mitä liiketoiminnallista hyötyä tavoitellaan?

Näihin kysymyksiin vastaaminen ratkaisee usein enemmän kuin yksikään tekninen ominaisuus.

Yhteenvetona voin kertoa:

Tekoälyn hyödyntämisen suurin haaste yrityksissä ei ole teknologia.

Suurin haaste on se, että samassa organisaatiossa työskentelevät yhtä aikaa Epäilijä-Erkki, Talous-Tepa, Hämmentynyt Hanna, Edelläkävijä-Elli, Nörtti-Niilo, Data-Daami, Siilo-Seppo, Johto-Juha ja suuri joukko hiljaisia seuraajia.

• Työntekijä pohtii, mistä aloittaa?
• Esihenkilö miettii, miten tukea tiimiään?
• Johto yrittää hahmottaa, mihin kymmenistä vaihtoehdoista kannattaa investoida?

Jos jokainen kehittää osaamistaan omassa siilossaan, hyödyt jäävät yksittäisille ihmisille ja tiimeille. Kun oppiminen tehdään yhteiseksi asiaksi, alkaa syntyä jotain paljon arvokkaampaa: koko organisaation yhteistä kyvykkyyttä, oppimista ja kehittymistä.

Organisaatiot eivät tulevaisuudessa kilpaile siitä, kenellä on eniten tekoälytyökaluja.

Ne kilpailevat siitä, kuinka hyvin ne pystyvät oppimaan yhdessä ja muuttamaan uuden teknologian käytännön ja jopa liiketoiminnan hyödyiksi.

Siksi tekoälyn hyödyntäminen ei ole ensisijaisesti teknologiakysymys. Se on johtajuuskysymys ja muutosjohtamista.